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浅议档案信息电子化
• 任阿芬
以电子计算机的广泛使用和互联网的发展为标志的信息技术革命，是人类历史上十分深刻的一场技术革命，对各行各业都产生了极其深刻的影响。它已经导致社会产业结构的变革，也引起了人们思想观念的变化。档案信息电子化为大众提供了获取、传递和处理各种信息的优质工具，也正是在信息技术的巨大支持下，人们更需要档案信息能够提供方便快捷地查询自己需要的有关政策性、法规性、公益性和服务性等信息。而且这种档案信息需求的大潮，已经开始冲击以往那种传统的档案服务方式。
档案信息电子化的发展变化
随着办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化。如文件的起草、签发、归档等均在计算机的操作中进行。由于这样档案的前身须以机读文件为主要形式，那么档案也自然以机读形式存在，所以这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式就会有很大差异。当然，这种变化也预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。信息检索者关心的是信息的内容，这些信息来自不同的机读形式的档案中，而把这些档案信息综合系统地提供出来则是档案工作者义不容辞的责任。为了能够不失时机地为大众提供更多的有价值的档案信息，档案工作者必须有一个认真加工的过程，使得机读形式的档案信息具有规范化、标准化和集中统一管理化，以使用户获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
目前，我国档案信息电子化的标准化、规范化、集中统一管理化的工作还有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化、标准化和集中统一管理化。但是各类档案的著录细则相容性不强、系统软件移植性较差，而且档案自动化工作目前也尚无统一标准，所以我们仅仅着眼于某一个方面，也无法全面实施和推广档案信息的统一管理，这在某种程度上也制约了档案信息管理的电子化。现在，档案的技术标准、组织工作程序标准还未从计算机信息处理技术的特点和发展去考虑，所以现行的档案管理其分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应目前快速发展的档案信息电子化的要求。所以，我们应该下决心解决档案管理的分散现象，应为集中统一管理来保证其技术的规范和标准，为此，信息管理系统的软硬件的选用、各层次和各专业的办公自动化等都应纳入统一档案信息自动化系统管理之中，最大限度地实行信息档案的集中统一管理，避免造成信息的分割和资源的浪费。同时，我们也要下决心解决信息系统的方便使用问题，不断提高档案管理工作的整体水平，建立相对集中的信息档案统一管理模式。
档案信息电子化下的档案工作
一份完整的档案信息，通常要分散在几个集中统一管理的系统中，而计算机则按照规定的指令根据档案信息管理工作目标随时设立和调整其类目，以便于用户的查寻，使各种档案信息的分类也更加贴近生产、贴近经营、贴近管理，更详细、更科学、更规范。
在实现电子信息全程管理后，我们可实现信息数据及时便捷地传递交换和处理。在各项档案信息管理中，电子文件以其快捷的行文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以比手工制作所无法比拟的优势而大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得更加快捷和方便。比如我院新建的住宅、信息资料馆和与地下车库为一体的综合办公大楼，如果按照传统档案模式管理，我们需要保存很多的文字资料和图纸，而现如今，通过计算机详细记录与设计，可在加工过程中将原始资料做相应的更改，并在不同的版本上注明当前的有效资料，以确保最终归档使用的是正确版本的图形式、图纸或文字资料。由此可见，电子图纸、文字档案显示了其比纸质图纸、文字更旺盛的生命力。保存电子图纸和文字档案比保存纸制底图更加方便、省时、省力。
档案信息电子化的人才培养
推进档案信息电子化的关键是人才。所以我们要注重加强培养和教育，要认识到培养和造就一大批复合型人才对档案信息电子化管理的重要性。目前，档案信息电子化系统的计算机技术队伍，其人员素质水平直接影响着电子化管理水平的提高。所以对计算机技术人员的培养教育和管理仍是当前一个重要课题，特别是要培养档案管理工作人员的敬业精神、奉献精神和事业心，要有计划地组织他们进修学习，以不断了解和掌握信息技术的新知识。
（作者单位煤炭信息研究院）
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